Papírové doklady jsou minulostí. Firmy dnes digitalizují účtenky i cesťáky

Společnost Direct Fidoo se rozhodla najít pro firmy řešení, které by více odpovídalo dnešní době. Pomáhá jim řídit firemní finance jednodušeji – od bezhotovostního placení provozních výdajů, digitalizace účtenek i cestovních příkazů až po směnu za garantovaně nejvýhodnější kurz a férové zahraniční platby. Hlavní výhodou je, že všechno probíhá v rámci intuitivních aplikací – třeba u Expense Managementu stačí účtenky jen vyfotit, nahrát a za pár vteřin jsou v systému u účetní. Papírování mizí, administrativa se zjednodušuje a zaměstnanci se mohou věnovat důležitější práci.

„Hodně firem má nápady, mají i peníze, ale chybí jim čas. A my se jich ptáme: Co kdybychom vám ho pomohli najít?“ říká Ondřej Janda, nový obchodní ředitel Direct Fidoo. O digitalizaci výdajů mluví jako o zásadním tématu. „Výdaje se týkají každého ve firmě. Od obchodníků po účetní. A když je zvládneme zjednodušit, uleví se celé firmě,“ míní.

Expense Management od Direct Fidoo funguje na jednoduchém principu. Zaměstnanci dostanou firemní platební kartu, kterou mají k dispozici kdykoli potřebují. Nemusejí čekat na hotovostní zálohu, nemusí nic platit z vlastní kapsy. Pokud si pozvou klienta na oběd nebo zaplatí ubytování na služební cestě, stačí jim karta a mobilní aplikace. Po nákupu vyfotí účtenku, ta se spáruje s platbou, přiřadí se k projektu nebo středisku, a účetní má vše k dispozici online.

„Díky digitalizaci už zaměstnanci nechodí po firmě a neshánějí podpisy na papírové cesťáky. Všechno se schvaluje elektronicky, a to i z mobilu, třeba při čekání na letišti,“ popisuje zástupce Direct Fidoo. Výhodou je digitalizace i pro manažery – mají přehled o výdajích v reálném čase, vidí, kdo kolik utrácí a za co. Nečekají na reporty z účetnictví, kde jsou data často stará i několik týdnů.

„Karta má jasně daný limit. Zaměstnanec nemůže přečerpat, a když platí něco mimo obvyklé výdaje, musí to schválit nadřízený. Na rozdíl od hotovostních záloh, které často končí v neprůhledném systému, je tu vše pod kontrolou,“ vysvětluje Janda. Podle něj nejde o „šmírování“ pracovníků, ale o nastavení důvěry a jasných pravidel. „Ve skutečnosti nám často zaměstnanci říkají, že se jim ulevilo. Mají jasně daný rámec a nemusí řešit stres s papírováním.“ Řešení je podle něj výhodné i v případě zahraničních cest, kdy si často zaměstnanci musí vše předem platit ze svého. Někdy se částka vyšplhá na desítky tisíc korun, což může rodinný rozpočet zatížit.

Direct Fidoo používají malé a střední podniky i tradiční výrobci s tisíci zaměstnanci. Patří mezi ně třeba Škoda Auto, Tatra Trucks, obchodní řetězec Billa nebo výrobce cihel Wienerberger. ‚„Tyto firmy jsou pro mě digitálními hrdiny, protože se drží trendů a rozhodli se účetnictví přesunout do 21. století,” říká Janda.

Každá firma má jinou výchozí situaci, ale problém bývá často stejný – nepřehledná administrativa, množství ruční práce a časté chyby. „Excel je skvělý nástroj, ale ne na všechno. Když firma roste, přestává jí stačit. A to bývá jeden z momentů, kdy si uvědomí, že potřebuje změnu,“ přibližuje Janda. Setkal se i s případy, kdy nově nastupující finanční ředitel odmítl převzít pokladnu s hotovostí, dokud nebude zavedeno nové řešení. Díky Fidoo se pokladny často ruší úplně – není proč držet hotovost ve firmě, když vše lze řešit elektronicky. A digitalizace dokladů zpříjemní i případnou kontrolu z finančního úřadu, které by se nemusely líbit vybledlé nebo poztrácené účtenky.

Pohled firem na kontrolu financí se během poslední dekády výrazně změnil. Zatímco dřív musely čekat týdny na report, dnes mají všechno v reálném čase – rozdělené podle týmů, lidí i projektů. Firmy díky aplikaci dokážou rychleji reagovat na změny, hledat úspory a plánovat rozpočet. To se hodí nejen v krizi, ale i při růstu. Digitalizace výdajů tak pomáhá nejen účetnímu oddělení, ale i vedení společnosti.

Firmy ročně utratí i statisíce korun za pracovní obědy a pohoštění. „Tady opravdu platí, že halíře dělají talíře. Drobné výdaje se sčítají a není radno je přehlížet,“ připomíná obchodní šéf Fidoo. Z toho, jak firma řeší každodenní výdaje, lze podle něj vyčíst mnohé – například její kulturu, disciplínu i schopnost růstu. „Často vidíme, že kdo má pořádek ve svých penězích doma, má ho i ve firmě. A funguje to i naopak – jsme rádi, když lidi inspirujeme, aby si udělali pořádek ve financích i v soukromí,“ podotýká.

Zajímavé je i to, že se produkty Fidoo šíří mezi firmami přirozeně. „Lidé, kteří nás znali z předchozího zaměstnání, si nás často přivedou do nové firmy. To je pro nás nejlepší zpětná vazba,“ říká Janda. Aktuálně Fidoo využívá přes 1 300 společností a počet klientů dál roste. Fidoo se chce zaměřit hlavně na malé a střední podniky, které vidí jako tahouny české ekonomiky.

Ondřej Janda v minulosti působil na několika manažerských postech, kde nasbíral dostatek zkušeností na to, jak efektivně s klienty jednat. To se ostatně propisuje do fungování jeho obchodního týmu ve Fidoo. Sází na přímý, otevřený a lidský přístup. „Když s firmami mluvíme, nejde nám jen o obchodní čísla. Chceme pochopit, jak fungují, co je trápí – a kde jim můžeme ulevit,“ říká. Podle něj je v dnešní době klíčovou konkurenční výhodou schopnost efektivně hospodařit s časem. „A právě ten pomáháme firmám ušetřit,“ dodává Janda.