Jak vytvořit hravý a snadný program pro účetní? Pošlete vývojáře a designéry na rekvalifikační kurz

Většina účetních programů vypadá na první pohled podobně, jsou strohé, ne moc hezké a člověk se jich vlastně tak trochu bojí. Zhruba tyto výtky si vyslechli od účetních před vývojem nového programu Evala zaměstnanci společnosti Seyfor. „Řekli jsme si: Dobře, to nám přijde zajímavé, tím bychom se mohli odlišit. Pojďme to tedy udělat veselé a zábavné,“ popisuje produktový manažer a vedoucí týmu produktu účetního programu Evala Jan Štacha přípravnou fázi vývoje softwaru.

V programu převládá fialovo-růžová a design je doplněný ilustrovanými postavičkami. Vizuálně je tedy laděný spíše do barev, které bývají většinou stereotypně přisuzované ženám. „Z průzkumu, který vznikl před vývojem produktu, vzešlo, že drtivá většina účetních jsou právě ženy. Dá se říct, že je to lehce genderově nekorektní design,“ říká s úsměvem Štacha.

Kromě barev a celkového vizuálního dojmu je u takových programů důležitá hlavně funkčnost a snadné, intuitivní používání – takzvaný UX design, tedy uživatelský prožitek. I to bylo pro vývojáře Evaly velmi důležité – a podle umístění v soutěži, jež se koná v rámci konference UX Nordic v Dánsku, se jim to do výsledné podoby programu podařilo promítnout. Z více jak dvou stovek soutěžících projektů se vývojáři z české firmy s Evalou dostali až mezi tři nejlepší.

Nápad vytvořit funkční a jednoduchý účetní systém se zrodil v hlavě generálního ředitele společnosti Seyfor Martina Cíglera už před lety. Inspirací mu byl software Minimax slovinské firmy Saop, která je součástí skupiny Seyfor již od roku 2016. V současné době je tento program předním účetním softwarem na tamním trhu. Pro vývoj podobného českého programu vznikl úplně nový tým složený z lidí, kteří přišli do Seyforu odjinud – a každý si tak přinesl kousek vlastního know-how.

S produktovým manažerem Janem Štachou na Evale začali pracovat hlavní vývojář Václav Vopěnka a designérka Nikola Kalinová. „Z firmy, ze které jsme tehdy odcházeli, s námi odešli také další lidé, o kterých jsme věděli, že jsou šikovní, mají zájem a chtějí trochu změnu a svěží přístup mimo velký korporát,“ říká Štacha. Jak se program vyvíjel, tým se postupně rozrůstal a dnes už ho tvoří několik desítek lidí. Kromě vývoje zajišťují i marketing produktu a další procesy.

Aby program účetním vyhovoval co možná nejvíce, oslovili je se žádostí o spolupráci. „Nejdřív jsme si ujasnili zadání, tedy co a jak by ti účetní chtěli. Následně jsme měli vybraných asi pět účetních kanceláří, se kterými jsme program během jeho vývoje průběžně konzultovali. Vždy jsme jim ukázali, co nového jsme udělali, oni nám dali zpětnou vazbu a my ji do příště zapracovali,“ popisuje Štacha.

Už od začátku ale naráželi na komunikační šum mezi světem účetnictví a IT. „Jedna věc byla zpětná vazba samotná a věc druhá její přenesení do týmu. Když jsme například vývojářům řekli, že je něco potřeba upravit, nechápali, proč by tam nemohla být obyčejná tabulka. Jenomže takhle by to nefungovalo,“ říká Štacha. Rozhodli se tedy, že celý tým, včetně designérů a vývojářů, projde půlročním rekvalifikačním kurzem účetnictví.

Nejdřív začalo proškolování členů týmu jako pokus na zhruba pěti lidech včetně Štachy. „Ostatní se tvářili, že to je hrozná blbost,“ vzpomíná. Po pozitivní zpětné vazbě se ale postupně zapojovali další a další a dnes už jsou z většiny týmu rekvalifikovaní účetní. To byl společně s častou zpětnou vazbou podle Štachy rozhodující faktor úspěchu Evaly. „Tady myslím, že přišel úplně největší zlom,“ dodává.

Evala ukládá zadaná data a soubory na vzdálené úložiště – takzvaný cloud. „Využíváme k tomu software Microsoft Azure, který má aktuálně asi nejlepší možnost zabezpečení vůbec. Sami bychom tak vysokou míru zabezpečení dat zajistit nedokázali,“ uvádí Štacha. Soubory jsou současně uložené na dvou různých místech v Evropě, takže kdyby došlo k poškození jednoho z datacenter, ke ztrátě dat nedojde.

Díky tomu, že uložené soubory nikdy neopustí Evropskou unii, jsou podle Štachy bez problémů dodržovány všechny podmínky GDPR, tedy nařízení na ochranu osobních údajů. Systém je zároveň velmi odolný proti různým útokům či výpadkům kvůli přetížení, což bývá problém ve státní správě. „Ta možnost používat takovou infrastrukturu nemá, my jako komerční subjekt si to ale dovolit můžeme. Znamená to, že když se nám připojí trojnásobek lidí, než čekáme, systém automaticky navýší kapacity,“ dodává.

Vývojáři řešili zabezpečení také uvnitř Evaly samotné, aby nemohlo docházet k nevyžádaným úpravám dat. „Každá věc je takzvaně auditovaná, takže když účetní na faktuře například změní částku, tak se to zobrazí jako nový záznam se jménem toho, kdo změnu provedl,“ popisuje Štacha. Žádný doklad, který už byl jednou zaúčtován, také nejde úplně odstranit. Zůstane po něm záznam o smazání. „Je to kvůli tomu, aby se zaručila kontinuita číselné řady, která dělá účetnictví prokazatelným,“ dodává.

Tým Jana Štachy stále pracuje na vylepšování Evaly. Aktuálně například řeší rozšíření pro účtování mezd. „Chtěli bychom i mobilní aplikaci pro zákazníky, aby mohli v mobilu různé věci potvrzovat, zobrazovat si přehledy a podobně. Pro účetní by to v mobilu příliš pohodlné nebylo,“ říká Štacha.

Nejbližší novinkou v Evale bude propojení se všemi velkými bankami přes takzvané API. Touto zkratkou se v informatice označují protokoly, které automaticky přenášejí data z jednoho softwaru do druhého. Vývojáři tak propojí aplikace přímo s bankou, a celý proces se ještě usnadní.